Få et fullstendig overblikk over medarbeidernes tidsregistrering og kjør lønn med ro i sinnet
Registrer oppmøtetidspunkter via vaktplanen, i stemplingsuret i appen eller på et nettbrett på arbeidsplassen. Alle oppmøtetidspunkter samles ett sted i Smartplan, slik at du får et fullstendig overblikk.
“Når vaktplanen er opprettet og hverdagen inntreffer, holder Smartplan styr på medarbeidernes oppmøtetidspunkter, slik at jeg enkelt kan kjøre lønn ved å trekke en fil inn i lønnssystemet mitt. Det sparer meg for enormt mye tid, og jeg kan være trygg på at lønnen stemmer.”
Som ansvarlig kan du alltid se nøyaktig når medarbeiderne kom og gikk
Velg en periode for timeoppslaget ditt og se all informasjon om medarbeidernes tidsregistrering. Deretter kan du eksportere timene til det lønnssystemet du bruker.
Eksporter lønnstimene til lønnssystemet ditt
Med et par klikk kan du eksportere lønnstimene til en fil som du kjapt og enkelt kan åpne i lønnssystemet ditt. På den måten sparer du deg selv for tastearbeid samtidig som du sikrer at tillegg, overtidsjobbing og sykdom håndteres automatisk.
Ta høyde for tillegg
Unngå feil og sett opp tilleggene dine i Smartplan én gang, slik at du kan kjøre lønn med bare et par klikk.
Velg medarbeiderne du vil eksportere
Hvis vaktplanen inkluderer funksjonærer og ansatte som lønnes på timesbasis, kan du velge hvilke medarbeidere du ønsker skal være en del av lønnseksporten fra Smartplan.
Få alle detaljene i et Excel-ark
Hvis du vil ha et detaljert bilde av alle oppmøtetidspunktene, kan du velge å eksportere oppmøtetidspunktene til et Excel-ark. Her får du alt fra personoversikter til fraværsoversikter.
Få alle detaljene om hver enkelt tidsregistrering
Noen ganger er det nødvendig med detaljer for å få et overblikk over bedriften. Hvorfor ser timeantallet ut slik det gjør? Hvorfor gikk medarbeideren fra jobb senere enn planlagt?
Se nøyaktig når en medarbeider stemplet inn, ut eller til pause.
Se eventuelle begrunnelser for oppmøtetidspunktet.
Endre oppmøtetidspunktet dersom du som ansvarlig er uenig
Se fullstendig historikk for endringene som er gjort i en medarbeiders oppmøtetidspunkt.
Alt det du trenger for å holde styr på den ansattes timekonto og overtid
Administrer avspasering
Bruk Smartplans fraværsfunksjon for å registrere avspasering slik at timebalansen reduseres. Medarbeideren oppretter fravær som administratoren deretter godkjenner eller avviser. I samme arbeidsflyt tas det stilling til om timene skal telles med eller ikke.
Opprett kompensasjoner
Hvis overtid utbetales som lønn, kan du opprette en kompensasjon for å redusere timebalansen.
Ukentlig eller månedlig norm
Du bestemmer hvorvidt medarbeidernes norm skal regnes ut ukentlig eller månedlig. Velg en startdato, så holder Smartplan heretter et øye med balansen.
Håndter tidsregistrering på 3 måter.
Stemplingsur på nettbrett
Bruk en iPad, et Android-nettbrett eller en PC på stedet der medarbeiderne dine møter opp. Så lenge enheten har tilgang til Internett kan medarbeiderne stemple seg inn når de kommer, og ut når de går. De kan også stemple til pause dersom du ønsker det.
Stemplingsur på mobilen via Smartplans-appen
Hvis medarbeiderne møter opp på flere ulike steder, eller du ønsker å gjøre det lett å stemple inn og ut fra en mobiltelefon, kan du aktivere stemplingsuret i appen vår. Du bestemmer hvilke steder det kan stemples inn og ut fra via mobilens GPS-plassering.
Registrer oppmøtetidspunkt uten stemplingsur
På samme måte som med en mer tradisjonell timeseddel kan du velge å gjøre det mulig for medarbeiderne å endre oppmøtetidspunktet så snart vakten er startet. Du kan se alle endringene samt godkjenne eller avvise dem. Hvis oppmøtetidspunktene ikke endres av medarbeideren, får de timer i henhold til vaktplanen.
Les mer om stemplingsuret
Vanlige spørsmål om tidsregistrering med Smartplan
-
Kan jeg få tidsregistrering i Smartplan uten å bruke stemplingsuret?
Ja. Du kan bruke stemplingsuret hvis du ønsker at medarbeiderne skal stemple inn og ut når de møter opp og går fra jobb. Hvis du i stedet for ønsker å gi medarbeiderne muligheten til å endre oppmøtetidspunktene sine, på samme måte som når de fyller ut timesedler, kan du også gjøre det. Alle endringer vises i Smartplan der du kan godkjenne og avvise dem. Du kan se alt på ett sted: registreringer fra stemplingsuret eller endringer gjort av medarbeiderne, og alt samles for å gi deg et fullstendig overblikk.
-
Sender dere en terminal til stemplingsuret, eller hvordan kommer jeg i gang?
Nei, du trenger ingen maskinvare fra oss for å komme i gang. Du bare åpner stemplingsuret på en PC, iPad eller et annet nettbrett. Du kan også gjøre det mulig for medarbeiderne å stemple inn på mobilen via appen vår.
-
Hvordan vet jeg at medarbeiderne har møtt opp på arbeidsplassen dersom de stempler seg inn via mobilen?
Når du konfigurerer stemplingsuret på mobilen, velger du en plassering på et kart der medarbeiderne må stemple inn og ut. Deretter brukes GPS-en på mobiltelefonen for å sikre at de er på riktig sted når de stempler inn og ut.
-
Hva skjer hvis en medarbeider møter på jobb før vakten starter?
Det varierer fra bedrift til bedrift hvordan man håndterer en slik situasjon. Derfor kan du, i innstillingene for stemplingsuret, definere hva som skal skje dersom en medarbeider møter tidlig på jobb. Du kan også definere hva som skal skje hvis de jobber utover vaktens planlagte varighet. Det vil si at du for eksempel bestemmer om de skal få registrert timer fra når de møter før tiden, eller fra når vakten starter.
-
Kan Smartplan holde oversikt over tillegg ved overtid?
Hvis du ønsker å eksportere timene dine til et lønnssystem, kan du gjennom Smartplan Plus sette opp tillegg som videreføres til filen du importerer til lønnssystemet. På denne måten sørger Smartplan og lønnssystemet ditt for at medarbeiderne får de riktige tilleggene når arbeidstiden deres kvalifiserer til det. Du bestemmer selv hvilke tillegg som skal brukes. Du kan sette det opp på ulike tidspunkt og dager, for eksempel at alle vakter etter kl. 18:00 skal ha et tillegg, eller at det skal være et tillegg for alle søndager.
-
Kan en medarbeider stemple inn selv om de ikke står oppført på en vakt i vaktplanen?
Ja, det kan de. Det kan ofte være at du må spørre en ekstra medarbeider om å møte opp på jobb uten at det er planlagt på forhånd. Når de stempler inn, opprettes det en tidsregistrering på dem, og du kan dermed være sikker på at alle timene registreres, også når vakten deres ikke var planlagt.
-
Er det mulig å stemple inn på flere plasseringer?
Ja, hvis medarbeiderne dine møter opp på forskjellige steder, kan de stemple inn på forskjellige plasseringer. Du kan dele opp vaktplanene dine etter plasseringer for å knytte vaktene automatisk til plasseringene når det stemples inn på dem. Du kan også sette opp ulike plasseringer som geografiske begrensningsområder som medarbeiderne må stemple inn på fra mobilen. Eventuelt kan du også henge opp et nettbrett på hver plassering som medarbeider kan stemple inn fra.
-
Hvordan fungerer det med pauser – kan Smartplan trekke dem fra?
Pauser i Smartplan trekkes alltid fra lønnstimene. Når du oppretter pauser på en planlagt vakt, trekkes varigheten av pausen fra timeantallet. Det samme gjelder en tidsregistrering – når det opprettes en pause, trekkes den fra. En pause kan opprettes ved at medarbeideren stempler til pause når de starter pausen, og tilbake på vakt når pausen er over, eller du kan stille inn stemplingsuret slik at det ber medarbeideren om å fylle ut hvor mange minutter de har hatt pause når de stempler ut.
-
Hvordan håndterer jeg lønnstimer hvis en medarbeider ble syk?
Hvis en medarbeider ikke møter opp på jobb på grunn av sykdom, kan du markere det på vakten, slik at timene ikke telles med. Du kan også aktivere en innstilling på innstemplingsuret, slik at det automatisk utløses 0 timer dersom det ikke stemples inn på vakten. Smartplan kan håndtere ferier, sykdom, fravær og avspasering.
-
Hva koster tidsregistrering i Smartplan?
Tidsregistrering og timesoppslag er alltid inkludert i grunnabonnementet vårt. Hvis du ønsker å bruke stemplingsuret samt håndtere tillegg og eksport til lønnssystemer, må du ha Plus-pakken. Den koster 200,- i måneden, uansett hvor stor bedriften din er. Du finner mer informasjon om prisene våre her.
-
Kan jeg bruke Smartplans stemplingsur uten en vaktplan i Smartplan?
Ja, det kan du. Hvis du ikke bruker vaktplaner, og kun vil bruke Smartplan til tidsregistrering, kan du gjøre det ved å opprette en vaktplan uten vakter. Du kan f.eks. opprette en vaktplan for lønnsperioden din. Stemplingsuret skal ha en vaktplan å registrere tiden på, men du trenger ikke å ha opprettet vakter i vaktplanen. Kontakt oss gjerne dersom du har spørsmål omkring dette.
Prøv Smartplan gratis
Ved å logge deg inn sier du deg enig i våre vilkår og betlingelser
Hvorfor passer Smartplan og min bedrift perfekt sammen?
Vi gjør jobben for deg
Det er for upraktisk å bytte fra Excel eller ditt nåværende system. Ikke noe problem - med Smartplan vil du være i gang på få minutter.
Fordi du trenger en programvare som fungerer
Vil du ha en nettbasert vaktplan som fungerer? Da er Smartplan løsningen!
Fordi en lav pris er viktig
En lav pris og ingen forpliktelser er viktig for deg og du trenger ikke utallige unødvendige funksjoner.