Fra kontrakter til sertifikater: Legg til dokumenter i medarbeiderprofiler i Smartplan

02.05.2024

Hver gang vi kommer med en ny oppdatering til Smartplan, har vi et klart formål: Vi vil gjøre arbeidslivet ditt enklere og mer effektivt. Derfor er vi også glade for å kunne introdusere en ny mulighet som flere av våre kunder har etterspurt. Muligheten for å legge til dokumenter direkte i medarbeidernes profiler!

Helt konkret betyr dette at du nå kan legge til og få tilgang til ulike dokumenttyper direkte på dine medarbeideres profiler i Smartplan. Det kan være alt fra arbeidskontrakter til sertifikater og utdanningsbevis.

 

Hvorfor skal jeg legge til dokumenter for mine ansatte?

Alle virksomheter er forskjellige. Derfor er det selvfølgelig også forskjell på hvorfor man kan ha glede av den nye oppdateringen. Men la oss likevel ta en titt på noen av fordelene du vil oppleve:

• Sentralisert lagring: Slutt med å ha dokumenter liggende i flere forskjellige systemer, hvor du må bruke tid på å lete etter dem. Nå kan du lagre all informasjon om medarbeiderne direkte på deres profiler i Smartplan. Samme sted som du uansett også holder styr på deres vaktplaner og tidsregistreringer.
• Effektiv onboarding: Legg til relevante dokumenter i form av håndbøker, opplæringsdokumenter o.l. til nye medarbeideres profiler. Så kan de raskt få oversikt over viktig informasjon, bli en del av teamet og begynne å ta vakter i dine vaktplaner.

 

Hvilke dokumenter kan jeg legge til?

Du bestemmer helt selv hvilke dokumenter du vil legge til i dine medarbeideres profiler. Kanskje ønsker du å legge til:

• Arbeidskontrakter: Ved å legge til medarbeidernes arbeidskontrakter i deres profiler vil både du og medarbeiderne enkelt kunne referere til ansettelsesvilkårene. Skjer det endringer til kontrakten, kan du selvfølgelig også legge til tillegg i medarbeiderens profil.
• Sertifikater eller utdanningsbevis: Hvis medarbeiderens arbeid krever spesielle kvalifikasjoner eller utdannelse, er det praktisk å ha disse dokumentene liggende direkte på profilen.
• Personalhåndbøker: Legger du personalhåndbøker til medarbeidernes profiler, vil de alltid kunne tilgå disse for å finne ut hvordan dere håndterer forskjellige situasjoner i deres virksomhet.
• Arbeidstillatelser: For medarbeidere som ikke er statsborgere i landet, vil det være viktig å ha deres arbeidstillatelser tilgjengelige.
• Nødskontakter: Skulle det oppstå en ulykke på arbeidsplassen, kan du raskt ha medarbeiderens kontaktpersoner i telefonen. Legg til et dokument med kontaktopplysninger i medarbeidernes profiler.

 

Eller kanskje ønsker du å legge til andre dokumenter. I så fall legger du bare til de som er relevante for deg, dine medarbeidere og din virksomhet.

 

Hvordan legger jeg til dokumentene?

Inne i “Innstillinger” -> “Smartplan Innstillinger” -> “Medarbeiderinformasjon” legger du til felter for den ekstra informasjonen dere ønsker å ha liggende på medarbeiderne. For å legge til et dokument velger du bare “Fil” som type:

Når du har opprettet de forskjellige feltene, går du inn på hver medarbeiders profil for å fylle ut feltene med de riktige opplysningene. Det gjør du ved å gå til “Ansatte” -> velge en medarbeider -> “Informasjoner & Dokumenter”:

Du kan også med fordel ta en titt på denne artikkelen fra vår danske manual for å lære mer: Legg til ekstra informasjon på dine medarbeidere.

Ellers er du selvfølgelig også alltid velkommen til å skrive til oss på support@trysmartplan.com, dersom du skulle sitte igjen med spørsmål.