Få mer kontroll og bedre oversikt ved hjelp av steder og superbrukere

31.10.2023

Velkommen tilbake til den lille bloggserien vår der vi introduserer deg til den nyeste oppdateringen i Smartplan. I det forrige innlegget ga vi deg en kort introduksjon til innholdet i oppdateringen: den nye brukertypen, superbruker, og muligheten til å knytte medarbeidere til steder. Denne gangen vil vi gå i dybden av de ulike måtene du og medarbeiderne kan bruke funksjonene på for å oppnå mer kontroll og få en bedre oversikt når dere bruker Smartplan.

Hold styr på arbeidsfordelingen

Frem til nå har du kunnet opprette flere forskjellige administratorer på kontoen, men alle disse administratorene har hatt tilgang til de samme tingene i systemet. Hvis du tar i bruk den nyeste oppdateringen, kan du nå sørge for at folk kun har tilgang til nettopp de tingene de skal være ansvarlige for. Dermed unngår du tvil om hvem som har gjort hvilke endringer – du vet nemlig akkurat hvem som er ansvarlig for de ulike delene av Smartplan.

Del opp basert på team

Hvis du har forskjellige team, avdelinger eller butikker opprettet som steder i Smartplan, har du kanskje også forskjellige personer som er ansvarlige for hvert deres sted.

Nå kan du knytte hver enkelt medarbeider til bestemte steder på kontoen din. Det vil si at medarbeiderne kun kan jobbe på de stedene de er tilknyttet. Samtidig som du knytter medarbeidere til steder, kan du også velge å gjøre bestemte medarbeidere til superbrukere på hvert enkelt sted.

Hvis du velger å dele opp basert på team eller avdelinger, kan det f.eks. være at du velger å gjøre avdelingsledere eller butikksjefer til superbrukere på hvert sted. På den måten sikrer du at de kun har mulighet til å lage vaktplaner, håndtere fravær og kjøre lønn for medarbeiderne de er ansvarlige for. De vil kun ha disse rettighetene på stedene de er superbrukere på, slik at de ikke kan gjøre endringer for andre steder. Du velger også selv hvor mange rettigheter du ønsker at hver superbruker skal ha.

Del opp basert på rettigheter

Når du tiknytter medarbeiderne til steder, kan du knytte dem til så mange steder du vil. Her finnes det ingen begrensninger. Det kan være relevant for deg med henhold til hvordan du velger å bruke superbruker-rollen.

Kanskje du har en medarbeider som er ansvarlig for å opprette vaktplaner for alle deres forskjellige steder i Smartplan. I så fall trenger du bare å angi vedkommende som superbruker for alle stedene deres og velge at vedkommende skal ha rettigheter til å håndtere vaktplaner på alle stedene.

Det kan også være at regnskapsføreren deres har en bruker på kontoen. Vedkommende skal kunne kjøre lønn for hele virksomheten, men det er også det eneste vedkommende skal kunne håndtere i Smartplan. I så fall gir du på samme måte denne personen superbruker-rettigheter på alle stedene, og i dette tilfellet er det nok å gi vedkommende rettigheter til å kunne kjøre lønn.

Uansett hvordan du velger å tildele rettighetene på kontoen deres, kan du kjapt få oversikt over hvem som kan håndtere hvilke ting.

Forbedret oversikt i planleggingsprosessen

Når du skal opprette vaktplaner for medarbeiderne dine, vil du at prosessen skal være så kjapp som mulig. Du vil gjerne slippe å måtte bla gjennom lange lister med navn, og heller bruke tiden på morsommere ting i bedriften din. Det er også slik vi ønsker at det skal være for deg. Vaktplanleggingen skal være så enkel og ta så kort tid som overhodet mulig.

Hvis du velger å knytte medarbeiderne til steder, er det fremover kun de relevante medarbeiderne som vises i listene når du skal opprette vaktplaner for et spesifikt sted. Det vil si at du slipper å måtte bruke tid på å gå gjennom uoversiktlige lister når du skal bemanne vakter.

Det gjelder selvfølgelig også hvis du bruker den automatiske bemanningen vår. Assistenten vil kunne fordele medarbeiderne som er knyttet til stedet på vaktene i vaktplanen.

Gjør det enkelt for medarbeiderne å finne relevant informasjon

Hvis du har opprettet mange steder og medarbeidere på kontoen, kan det være vanskelig å beholde oversikten. Det gjelder både for deg og medarbeiderne. Kanskje du før har stått i en situasjon der en medarbeider ikke har sett en melding som ble sendt til dem, eller kanskje ikke har sett en viktig opplysning i vaktplanen.

Når du knytter medarbeiderne til steder i Smartplan, kan du samtidig velge at medarbeiderne ikke skal kunne se data fra steder de ikke selv er tilknyttet.

Hvis du velger å aktivere dette, vil medarbeiderne kun se vaktplaner, kolleger, fravær og meldinger for deres spesifikke steder. Det betyr at de ikke blir overveldet av at de potensielt mange stedene som er opprettet på kontoen, og det reduserer risikoen for at medarbeiderne går glipp av informasjon som er relevant for dem. Medarbeiderne får presentert en oversikt som kun inkluderer opplysninger som er vesentlige for deres personlige bruk av Smartplan.

Vil du vite mer om hvordan du tar i bruk stedsinndelingen eller den nye brukertypen vår? Da kan du med fordel ta en titt på disse to danske artiklene i veiledningen vår:

Slik knytter du medarbeidere til steder
Superbruker-rettigheter i Smartplan

Ikke nøl med å kontakte oss på support@trysmartplan.com eller via Hjelp-knappen i systemet dersom du har spørsmål om funksjonen.