Nye data og personverninnstillinger i Smartplan

Du kjenner sikkert til den dårlige samvittigheten. Tankene som alltid ligger i bakhodet. Behandler jeg mine ansattes data som jeg burde? Eller lagrer jeg egentlig data jeg ikke har lov til i henhold til GDPR? Burde jeg skjule mer data mellom de ansatte? Med den siste oppdateringen i Smartplan, kan du for alltid slippe disse tankene.

Først og fremst har vi samlet alle dine data og personverninnstillinger på ett sted i Smartplan, slik at det blir enda enklere for deg å finne denne informasjonen fremover. For å endre innstillingene dine, gå bare til “Innstillinger” -> “Smartplan Innstillinger” -> “Data & Personvern”.

Nye fraværsinnstillinger

Øverst på siden med personverninnstillinger kan du velge hvilke opplysninger dine ansatte skal kunne se på kontoen. Om de skal kunne se hverandres fravær, fraværskalenderen og hverandres kontaktinformasjon. Dette har du alltid hatt mulighet til. Det nye er at du nå har fått en ny mulighet i forhold til om de ansatte skal kunne se hverandres fravær. Før kunne du velge at de enten skulle kunne se alt fravær eller alt fravær unntatt sykdom. Fremover kan du nå også velge at de ansatte skal kunne se alt fravær, men ikke fraværstypen:

Dette betyr at du nå kan velge mellom flere innstillinger for å sikre at dere oppfyller akkurat de kravene som stilles i deres bedrift.

Anonymiser slettede ansatte

Vi har også lansert en ny funksjon, som gjør det mulig for deg å anonymisere slettede ansatte på din Smartplan-konto. Prosessen skjer helt automatisk, så det er ikke noe du selv trenger å ordne. Samtidig beholder du fortsatt all din data på kontoen. Det er bare de ansattes navn som vil bli anonymisert. Det betyr at du ikke mister dine timeregnskaper, men du kan være sikker på at du ikke lagrer data som ikke har et formål.

Funksjonen er fleksibel i forhold til at du selv kan velge når dine slettede ansatte skal anonymiseres på kontoen. Du kan velge å anonymisere ansatte 1 år etter at de er blitt slettet. 10 år etter slettingen. Eller alt derimellom. Du kan til og med også velge å anonymisere slettede ansatte med en gang, hvis du ønsker det.

For å aktivere den nye funksjonen, må du bare merke av i boksen “Jeg ønsker at Smartplan skal anonymisere mine slettede ansatte etter” og velge hvor mange år det skal gå før anonymiseringen finner sted:

Når du har aktivert funksjonen, og dine slettede ansatte er blitt anonymisert, vil du fortsatt kunne se de ansattes avholdte timer inne i Timer & lønn. Men de ansatte vil nå vises som “Anonym Ansatt” etterfulgt av et nummer.

Du kan lese mye mer om hvordan du anonymiserer slettede ansatte i denne danske artikkelen.

Har du spørsmål til den nye oppdateringen, er du som alltid velkommen til å kontakte oss på support@trysmartplan.com - så står vi klare til å hjelpe.