Automatisk vagtplanlegging
- opprett vaktplanen med kun ett klikk
Er du også lei av å bruke lang tid på å få kabalen til å gå opp når du lager vaktplanen? Har du lyst til å slippe å måtte ha alle personlige hensyn i bakhodet når du planlegger? La Smartplan gjøre jobben for deg, og nyt gleden av kjappere og bedre vaktplanlegging. Se hvordan nedenfor.
“Vi bruker og er ekstremt fornøyd med «Foreslå bemanning»-funksjonen i Smartplan. Denne funksjonen er til stor hjelp for oss, og i og med at vi bruker «Håndter ønsker» fra medarbeiderne som har vakter, føler alle seg ivaretatt. Det fungerer helt utmerket.”
Se hvor lett det er å lage vaktplanen automatisk:
Det kan kanskje føles som magi, men det er du som har kontrollen. Du definerer bemanningsbehovet ditt og reglene som bestemmer rammen for vaktplanleggingen. Du velger om medarbeiderne skal komme med ønsker. Du bestemmer om det er visse medarbeidere som skal prioriteres. Når du er klar, lar du Smartplan ta seg av den tunge og tidkrevende jobben.
Kjøkken
Kjøkken
Bartender
Tjener
Kjøkken
Bartender
Bartender
Tjener
Ingen vakter
Kjøkken
Bartender
Tjener
Kjøkken
Bartender
Tjener
Bartender
Bartender
Bartender
- Kjøkken
- Bartender
- Tjener
- Bartender
- Bartender
- Bartender
- Kjøkken
- Bartender
- Tjener
- Bartender
- Bartender
1. Sett opp bemanningsbehovet ditt
For at Smartplan Assistent skal kunne lage vaktplanen for deg, trenger den informasjon om hvilke behov du har. Definer hvor mange vakter du trenger på de ulike tidspunktene.
I animasjonen kan du f.eks. se at vi på mandag trenger to kjøkkenvakter fra kl. 08:00–12:00, og én bartender og én servitør fra kl. 16:00–20:00.
- Generelle regler
-
Josefine Jensen
-
Birger Hansen
-
Marie Manstad
-
Gerd Eriksen
-
Hanne Johannessen
| Maks antall timer per uke | ||
| Maks antall dager på jobb i strekk | ||
| Maks antall timer per dag | ||
| Min. antall timer per uke | ||
| Min. lengde pause mellom vakter |
2. Sett opp regler for vaktplanleggingen
Medarbeiderne dine har ofte kontrakt på ulike timer, og noen dager kan du oppleve at ingen kan ta vakter. Du bestemmer hvordan den automatiske planleggingen skal oppføre seg, samt hvilke regler den skal overholde:
-
Maks antall timer per uke
-
Maks antall timer per måned
-
Maks antall arbeidshelger på rad
-
Maks antall dager på jobb på rad
-
Min. antall timer per uke
-
Tilgjengelighet på ukedager
-
Maks antall timer per dag
-
Min. lengde på pause mellom vakter (11-timersregel)
3. Motta ønsker fra medarbeiderne dine
Du kan velge å åpne opp for ønsker for vaktplanen. La medarbeiderne markere tidspunkter de ikke ønsker å jobbe på, i vaktplanen. Deretter kan Smartplan oppfylle så mange av ønskene som mulig.
Fordelen ved å gjøre dette er at du får en mer realistisk vaktplan. Som leder oppnår du at medarbeiderne faktisk kan jobbe de vaktene du gir dem, samtidig som du unngår for mange vaktbytter eller avbud når vaktplanen tilgjengeliggjøres.
Start bemanning av vaktlisten
Smartplan Assistenten kan sette opp vaktlisten basert på dine regler og ditt bemanningsbehov.
Bemanning av vaktlisten er startet basert på dine regler
Assistenten har nå laget vaktlisten din
4. Lag vaktplanen med kun ett klikk
Assistenten kan gjøre det hele automatisk ved å foreslå en bemanning basert på bemanningsbehovet ditt, ønsker og regler. Assistenten ser gjennom tusenvis av løsninger frem til den finner den vaktplanen som passer best til deres behov, og der flest regler og ønsker oppfylles. Fordelingen av medarbeiderne er likt fordelt og overholder reglene som er angitt. Bare len deg tilbake og se Assistenten gjøre jobben for deg.
Planlegg litt selv, og få hjelp med resten
Hvis du har medarbeidere du gjerne selv ønsker å prioritere eller planlegge for, kan du gjøre det først, og deretter kan Smartplan fullføre resten av bemanningen for deg.
Kjøkken
Birger Hansen
Kjøkken
Hanne Johannessen
Bartender
Josefine Jensen
Tjener
Marie Manstad
Kjøkken
Birger Hansen
Bartender
Josefine Jensen
Bartender
Gerd Eriksen
Tjener
Marie Manstad
- Marie Manstad Kan ikke jobbe to dager på rad
Ingen vakter
Kjøkken
Birger Hansen
-
Bartender
Gerd Eriksen
Tjener
Marie Manstad
- Kjøkken
- 1 x Bartender
- Tjener
- 1 x Bartender
- Bartender
- Bartender
- Kjøkken
- Bartender
- Tjener
- Bartender
- Bartender
- Bartender
- Kjøkken
- Bartender
- Tjener
- Bartender
- Bartender
5. Tilpass bemanningen og frigi til medarbeiderne
Når du lager vaktplanen, enten det er automatisk eller du gjør det selv, holder Assistenten hele tiden øye med om reglene dine overholdes. På denne måten blir det enklere for deg å få på plass en best mulig vaktplan uten risikoen for å overse viktige ting. Når du har gjort eventuelle tilpasninger, tilgjengeliggjøres vaktplanen til medarbeiderne, og den blir synlig på nett, i appen og i kalenderen.
“Jeg sad og lavede vagtplan i går for slutningen af året. Det tog 25 minutter. Det er nemt at få et overblik over, hvem jeg har til rådighed. Det fungerer bare. Det kører bare.”
6 ting Smartplan Assistent hjælper dig med
Slip for selv at holde styr på alle reglerne og lad Smartplan Assistent gøre det kedelige arbejde for dig, så du kan holde fokus på at vagtplanen passer bedst muligt til din virksomhed. Her er 6 områder du slipper for at holde styr på:
11-timersregelen
Ja, Assistenten er allerede konfigurert til å overholde 11-timersregelen. Du kan evt. selv endre antall timer du vil ha mellom hver vakt.
Antall timer per uke eller måned
Angi hvor mange timer per uke dine ansatte kan jobbe. Du kan angi dette for hver enkelt ansatt, slik at det passer behovene deres.
Ferie, fravær og sykdom
Hvis en medarbeider har ønsket seg fri, er på ferie eller har fått godkjent annet fravær, holder Smartplan Assistent øye med at du ikke gir en fraværende medarbeider en vakt de ikke kan ta.
Maks antall dager eller helger på rad
Du kan også be Smartplan Assistent sørge for at ressursene til dine ansatte fordeles så likt som mulig. Du kan f.eks. begrense hvor mange dager eller helger de kan jobbe på rad.
Utilgjengelige ukedager
Noen av medarbeiderne dine har dager de aldri kan jobbe, f.eks. på grunn av skole, fritidsaktiviteter eller andre forpliktelser. Lag en regel som forteller Assistenten hvilke dager og tidsrom de ikke kan jobbe på.
Ønsker til vaktplanen
Du kan åpne opp vaktplanen for ønsker fra dine ansatte. Når du har definert bemanningsbehovene dine, kan du la Smartplan håndtere ønsker fra medarbeiderne. På den måten kan du gjøre det enda lettere å få kabalen til å gå opp, og samtidig oppfylle alles ønsker.
Prøv Smartplan gratis
Ved å logge deg inn sier du deg enig i våre vilkår og betlingelser
Hvorfor passer Smartplan og min bedrift perfekt sammen?
Vi gjør jobben for deg
Det er for upraktisk å bytte fra Excel eller ditt nåværende system. Ikke noe problem - med Smartplan vil du være i gang på få minutter.
Fordi du trenger en programvare som fungerer
Vil du ha en nettbasert vaktplan som fungerer? Da er Smartplan løsningen!
Fordi en lav pris er viktig
En lav pris og ingen forpliktelser er viktig for deg og du trenger ikke utallige unødvendige funksjoner.