Fra ønsker til virkelighet: Møt den nye brukertype superbrukeren og knytt medarbeidere til steder

25.10.2023

Vi har spennende nyheter å dele! I løpet av de siste månedene – faktisk i over et helt år – har vi jobbet på en stor oppdatering som alle kundene våre kan få glede av, og nå er oppdateringen endelig lansert. La oss ta en titt på endringene vi har gjennomført som fremover vil gjøre det enda enklere og mer effektivt for deg å bruke Smartplan.

Her er et utvalg av noen av henvendelsene vi har fått som har resultert i denne oppdateringen:

Det ville vært praktisk å ha et ytterligere nivå for brukerrettigheter, i stedet for kun medarbeidere og administratorer. Vi mangler et nivå til mellomledere (butikksjefer/lagersjefer) ettersom de nødvendigvis ikke skal ha tilgang til å rette ting på samme måte som en administrator har.

Jeg har medarbeidere som jobber på ulike steder, og hvert sted har en egen vaktplan. Kan jeg gjøre det slik at medarbeiderne kun ser stedet eller vaktplanen som er relevant for dem?

I Smartplan har vi opprettet forskjellige avdelinger, og hver avdeling har en teamkoordinator. En koordinator skal ikke kunne godkjenne timer og lignende for en avdeling som vedkommende ikke er ansvarlig for.

Jeg er nå i gang med å opprette en vaktplan for et nytt sted, men jeg syns det blir veldig uoversiktlig når alle medarbeiderne vises i planleggingen. Er det mulig å knytte medarbeidere til et bestemt sted, slik at de kun vises der?

Alle disse – og enda flere av ønskene vi har mottatt – har nå blitt oppfylt.

Knytt medarbeidere til steder

Nå kan du knytte medarbeidere til stedene du har opprettet i Smartplan-kontoen din, og dette gir deg flere fordeler.

Det gjør det lettere for deg som administrator å håndtere medarbeiderne dine og få oversikt i Smartplan. Når du f.eks. skal lage nye vaktplaner og bemanne vakter, vil du kun se de medarbeiderne som er tilknyttet stedet du er i gang med å lage en vaktplan for. Det betyr at du ikke trenger å bruke tid på å gå gjennom lange lister for å finne de riktige medarbeiderne.

Derutover sørger du for at medarbeiderne f.eks. ikke kan ta vakter eller gjøre vaktbytter for steder de ikke er knyttet til. Dette gir deg garanti for at en medarbeider ikke er uheldig og melder seg på en vakt i feil vaktplan.

Når du begynner å dele inn medarbeidere i steder, har de som utgangspunkt tilgang til å se data (vaktplaner, brukere, fravær m.m.) fra andre steder. Hvis du i stedet ønsker å holde stedene helt adskilte, slik at medarbeiderne ikke kan se data på tvers av stedene, kan du aktivere dette. Det gjør du ved å merke av den nederste boksen her:

Det vil si at du helt selv styrer hvor mye synlighet det skal være på tvers av steder på kontoen din.

Møt superbrukeren

Vi presenterer en helt ny brukertype i Smartplan: superbrukeren! Superbrukere kan ha forskjellige rettigheter, hvilket betyr at de f.eks. kan håndtere vaktbytter, fravær eller opprette vaktplaner, men de har ikke nødvendigvis rettighetene til å gjennomføre like mange handlinger som en administrator. Det er du som styrer hvor mange rettigheter hver superbruker skal ha.

Du kan tildele en superbruker følgende rettigheter:

• Godkjenne og avvise vaktbytter
• Se og godkjenne oppmøtetidspunkter
• Se og eksportere lønn
• Håndtere vaktplaner
• Håndtere og godkjenne fravær
• Redigere medarbeidere

Med denne nye oppdateringen får du enda større fleksibilitet og flere muligheter, og vi kommer til å dele enda flere tips og råd til hvordan du på ulike måter kan dra nytte av alt innholdet i oppdateringen. Så sørg for å følge med videre – kanskje du kan få hjelp til å løse en situasjon du selv står i.

Frem til da kan du allerede nå ta en titt på de nye danske artiklene våre i veiledningen hvis du ønsker å finne ut mer med det samme:

Superbruker-rettigheter i Smartplan
Slik knytter du medarbeidere til steder

Vi gleder oss til å fortelle deg enda mer om oppdateringen innen kort tid!

Du er som alltid også velkommen til å skrive til oss via Hjelp-knappen i systemet eller på support@trysmartplan.com hvis du har spørsmål.