Få en komplett överblick över dina medarbetares tidsregistrering och kör lön med sinnesro
Registrera arbetstiden via deras passchema, stämpelklockan i vår app eller från en surfplatta på arbetsplatsen. All arbetstid samlas på en plats i Smartplan så att du kan få en komplett översikt.
“När arbetsschemat har lagts och vardagen tuffar på håller Smartplan koll på mina medarbetares arbetstid så att jag enkelt kan köra lön genom att dra en fil till mitt lönesystem. Det sparar mig enormt mycket tid och jag är säker på att lönen stämmer.”
Som ansvarig kan du alltid se exakt när dina anställda kom och gick
Välj en period för din timvisning och se alla detaljer om dina anställdas tidsregistrering. Exportera lönetimmarna till ditt lönesystem.
Exportera lönetimmarna till ditt lönesystem
Med några få klick kan du exportera dina lönetimmar till en fil som du snabbt och enkelt kan öppna i ditt lönesystem. På så sätt slipper du det manuella arbetet och är garanterad att tillägg, övertid och sjukdomsfrånvaro hanteras automatiskt.
Ta hänsyn till tillägg
Undvik fel och lägg in dina tillägg i Smartplan, så du bara behöver klicka några få gånger för att köra lön.
Välj vilka anställda du vill exportera
Om ditt schema både innehåller anställda med fast lön och timlön, kan du välja vilka medarbetare som du vill ska vara en del av din löneexport från Smartplan.
Få alla detaljer i ett Excel-ark
Om du vill ha en detaljerad bil över alla arbetstider kan du välja att exportera arbetstiden till ett Excel-ark. Här kan du få allt från personöversikt till frånvaroöversikt.
Inkludera alla detaljer om varje tidsregistrering
Ibland krävs det detaljer för att ge en översikt över ditt företag. Varför ser timantalet ut precis så här? Varför gick den anställda senare än planerat?
Se exakt när en anställd stämplar in och ut eller går på rast
Se eventuella förklaringar knutna till arbetstiden
Korrigera arbetstiden om du som ansvarig inte håller med
Se full historik för de ändringar som har gjorts i en anställds arbetstid
Allt du behöver för att hålla reda på dina anställdas timkonton och övertid
Hantera ledighet
Använd Smartplans frånvarofunktion för att registrera frånvaron så att timbalansen minskar. Medarbetaren skapar sin ledighet i Smartplan varefter handläggaren godkänner eller avslår den. På samma gång tas ett beslut om timmarna ska räknas eller inte.
Skapa ersättning
Om övertiden utbetalas som lön kan du skapa en ersättning för att minska timbalansen.
Vecko- eller månadsstandard
Du bestämmer om medarbetarnas standard ska beräknas veckovis eller månadsvis. Välj ett startdatum så håller Smartplan ett öga på balansen därifrån.
Hantera tidsregistreringen på 3 sätt.
Stämpelklocka på surfplatta
Använd en iPad, Android-surfplatta eller OC där dina anställda ska arbeta. Så länge enheten har tillgång till internet kan dina anställda stämpla in när de kommer och ut när de lämnar. De kan även stämpla ut till raster, om du vill det.
Stämpelklocka på mobilen via Smartplans app
Arbetar dina anställda på flera olika platser eller om du vill göra det enkelt att stämpla in och ut från deras mobiler kan du aktivera stämpelklockan i vår app. Du bestämmer vilka platser som det kan stämplas in och ut från via mobilens GPS-position.
Registrera arbetstid utan app
Precis som med en mer traditionell timregistrering kan du låta dina anställda fylla i arbetstiden så fort deras pass har börjat. Du kan se alla korrigeringar och godkänna eller avvisa dem. Om arbetstiderna inte korrigeras av den anställda får de timmar enligt arbetsschemat.
Läs mer om vår stämpelklocka
Vanliga frågor om tidsregistrering med Smartplan
-
Kan jag ha tidsregistrering i Smartplan utan att använda stämpelklockan?
Ja, stämpelklockan finns där om du vill att dina anställda ska stämpla in och ut när de börjar och går från sina pass. Om du istället vill att de anställda ska kunna korrigera sina arbetstider, precis som när de fyller i tidsrapporter, kan du låta dem göra det. Alla korrigeringar syns inne i Smartplan där du kan godkänna eller avslå dem. Du kan se det hela på en plats: registreringar från stämpelklockan och korrigeringar av de anställda. Allt finns på samma ställe, så att du får en komplett överblick.
-
Skickar ni en terminal för stämpelklockan eller hur kommer jag igång?
Nej, det behövs inte någon hårdvara från oss för att komma igång. Du öppnar helt enkelt stämpelklockan på en iPad eller någon annan surfplatta eller PC. Du kan även låta dina anställda stämpla in på mobilen genom vår app.
-
Om de anställda stämplar in från mobilen, hur vet jag att de var på arbetsplatsen?
När du ställer in stämpelklockan på mobilen väljer du en plats på en karta där de måste stämpla in och ut. Därefter används GPS:en i den anställdas mobil för att försäkra att de är på rätt plats när de stämplar in och ut.
-
Vad händer om en anställd börjar arbeta innan passet börjar?
Det skiljer sig åt från verksamhet till verksamhet hur en sådan situation hanteras. Därför kan du definiera i inställningarna för stämpelklockan vad som ska hända om en anställd börjar jobba innan det planerade passet. Du kan även definiera vad som ska hända om de stannar längre än vad passet var planerat till. Det vill säga att du till exempel bestämmer om de ska ha timmar för att arbeta tidigare, eller från när passet startade enligt schemat.
-
Kan Smartplan hålla koll på tillägg vid övertid?
Om du vill exportera dina timmar till ett lönesystem kan du ställa in tillägg genom Smartplan Plus, som sedan skickas vidare i den fil som du importerar i ditt lönesystem. På så sätt ser Smartplan och ditt lönesystem till att dina anställda får de korrekta tilläggen när deras arbetstid kvalificerar sig för det. Du bestämmer själv vilka tillägg som ska användas, och du kan sätta upp det på olika tider och dagar. Till exempel att alla pass efter kl. 18 ger ett tillägg, eller att alla söndagar ska ha ett tillägg.
-
Om en anställd inte har ett pass i schemat, kan de ändå stämpla in?
Ja det kan de. Det händer ofta att du har kallat in en extra anställd på arbete utan att det fanns ett planerat pass. När de stämplar in sätts det upp en tidsregistrering på dem så att du är säker på att alla timmar registreras, även om de inte var med i schemat från början.
-
Kan jag stämpla in på flera platser?
Ja, om dina anställda arbetar på flera platser kan de stämpla in på olika platser. Du kan dela upp dina scheman i platser, så hör passen automatiskt till de platser som instämplingen sker på. Du kan även ställa in olika platser som geofences, som dina anställda måste stämpla in på från sina mobiler. Det går även att placera en surfplatta på varje plats och låta dina anställda stämpla in på den.
-
Vad gör jag med raster, kan Smartplan dra av dem?
Raster i Smartplan dras alltid av från lönetimmarna. Så när du registrerar raster på ett planerat pass dras längden på rasten av från timmarna. Detsamma gäller en tidsregistrering, när en rast registreras så dras den från tiden. En rast kan antingen registreras genom att den anställda stämplar ut till rast när de börjar den, för att sedan stämpla in på passet när rasten är slut. Du kan även ställa in stämpelklockan så att den anställda fyller i hur många minuter de hade rast när de stämplar ut för dagen.
-
Hur hanterar jag lönetimmar om en anställd blir sjuk?
Om en anställd inte arbetar på grund av sjukdom kan du markera det på passet så att timmarna inte räknas med. Du kan även ställa in stämpelklockan att automatiskt läsa in 0 timmar om det inte stämplas in på passet. Smartplan kan hantera semestrar, sjukdom, frånvaro och ledighet.
-
Vad kostar tidsregistrering i Smartplan?
Det ingår alltid tidsregistrering och följer alltid med tidsregistrering och tidsperioder med i vårt basabonnemang. Om du vill använda stämpelklocka samt hantera tillägg och export till lönesystem ska du ha vårt Plus-paket. Det kostar 200:- per månad oavsett din verksamhets storlek. Du läsa mycket mer om våra priser här.
-
Kan jag använda Smartplans stämpelklocka utan ett arbetsschema i Smartplan?
Ja. Om du inte använder dig av arbetsscheman och bara vill använda Smartplan för tidsregistrering kan du göra det genom att sätta upp ett arbetsschema utan några pass registrerade. Du kan till exempel sätta upp ett arbetsschema för din löneperiod. Stämpelklockan måste ha ett arbetsschema att registrera tiden på, men du behöver inte ha registrerat pass. Kontakta oss gärna om du har några frågor om detta.
Gör ditt schema online på bara 2 min. Prova Smartplan gratis.
Genom att registrera dig accepterar du våra villkor
Varför är Smartplan något för ditt företag?
Vi gör jobbet åt dig
Upplever du att det är krångligt att byta från Excel eller ditt nuvarande system behöver du inte oroa dig. Med Smartplan kommer du igång inom några minuter.
Flexibilitet, bekvämlighet och enkelhet
Smartplan är verktyget för lätt och flexibel schemaläggning. Lär dig vårt enkla system i dag.
För att priset spelar roll
Låga priser och inga förpliktelser är viktigt för dig och du behöver inte en massa onödiga verktyg.