Nyhet i Smartplan: Timebalanse

19.10.2021

Like før sommerferien fortalte vi at vi var i gang med å jobbe på en ny funksjon, og nå kan vi endelig meddele at funksjonen er lansert! Dette betyr at det fra og med i dag er mulig for deg å få en oversikt over medarbeidernes timebalanser i Smartplan. La oss ta en titt på det sammen:

Hva er timebalanse i Smartplan?

Timebalanse gjør det mulig for deg å hele tiden følge med på hvorvidt medarbeiderne dine følger det ønskede målet ditt for hvor mange timer de skal ha – enten ukentlig eller månedlig.

Det åpner opp for en rekke nye bruksmønstre som gjør det lettere for deg å planlegge rundt medarbeiderne i vaktplanleggingen. Funksjonen gir deg blant annet mulighet til:

• Å håndtere en form for flekskonto i Smartplan for hver medarbeider.
• Å se om medarbeiderne dine som lønnes per time får det antallet timer de har krav på i kontrakten sin.
• Å se om lønnsmottakerne dine får avspasert det nødvendige antallet timer.
• Å se om du tilstrekkelig prioriterer de tilgjengelige ressursene dine.

Alt dette med mer blir mulig med denne nye funksjonen. Og det beste av alt? Du kan enkelt aktivere den med kun få klikk, og deretter er den klar til bruk. Du kan til og med bruke den tilbake i tid.

Slik kommer du i gang:

Angi timebalanser for kontoen din

Når du skal gå i gang med å bruke timebalanser i Smartplan, må du først og fremst angi noen preferanser for hvordan balansene skal regnes ut. Dette gjør du i «Innstillinger» -> «Smartplan Innstillinger» -> «Timebalanser». Her starter du med å aktivere den nye funksjonen på kontoen deres.

Deretter får du mulighet til å angi en generell innstilling for medarbeiderne knyttet til hvorvidt timebalansene deres skal regnes ut fra de timene som planlegges i vaktplanen, eller de timene som medarbeiderne har jobbet. Her kan du altså enten velge Gjennomførte timer minus normen, Planlagte timer minus normen eller Gjennomførte timer minus planlagte timer.

Utover dette kan du også velge hvorvidt medarbeiderne skal kunne se sine egne timebalanser eller ikke.

Under de generelle innstillingene har du mulighet til å angi mer spesifikke innstillinger for hver enkelt medarbeider. I kolonnen til venstre ser du alle medarbeiderne som er opprettet på kontoen deres, og for hver enkelt medarbeider kan du angi følgende innstillinger:

• Utregning
• Synlighet
• Periode
• Norm

Utregning og synlighet er de samme mulighetene som under de generelle innstillingene. Du står fritt til å endre dette hvis enkelte medarbeidere skal ha et annet oppsett enn det du har valgt som den generelle innstillingen for kontoen deres. Hvis du på et tidspunkt endrer de generelle innstillingene, vil ikke dette overskrive de spesifikke innstillingene som du kanskje har angitt for enkelte medarbeidere – det er alltid de spesifikke innstillingene som vil være gjeldende.

I kolonnen Norm angir du den konkrete normen for medarbeiderne dine, som er det medarbeiderne er ansatt til å skulle jobbe. Når du skal legge til en norm, må du velge en startdato. Du må utfylle et antall timer som medarbeiderens timebalanse skal regnes ut fra, og til slutt må du velge om normen skal regnes ut på måneds- eller ukesbasis.

Du må angi en norm uansett hvordan du har valgt at medarbeiderens balanser skal utregnes. Dette betyr at du må angi en norm selv om du har valgt Gjennomførte timer minus planlagte timer, men dette timesantallet blir ikke brukt for denne utregningen.

Hvis medarbeidernes normer på et eller annet tidspunkt skulle endre seg, er det også her du har mulighet til å legge til en ny. Det kan du enkelt gjøre ved å klikke på «Legg til ny norm». Dette kan være relevant for deg dersom det blir gjort endringer i kontrakten til en medarbeider og vedkommende nå skal jobbe mer eller mindre enn før. Hvis dette er tilfellet, går du bare inn og legger til en ny norm for medarbeideren.

Innstillingene dine blir selvfølgelig lagret, slik at du kun trenger å angi dem for hver medarbeider én gang, og kanskje tilpasse dem på et senere tidspunkt dersom medarbeiderens norm skulle endre seg.

Utregning av medarbeidernes timebalanser

Hva angår oversikten over medarbeidernes timebalanser, er det ikke mye som har endret seg sammenlignet med det vi så for oss før sommerferien. I «Timer & lønn» kan du hele tiden følge med på hvilke timebalanser som gjelder for en gitt periode.

Når du klikker på tallet i kolonnen «Balanse», vil du kunne se hvordan medarbeiderens timebalanse er regnet ut. Her vil balansen for én periode automatisk bli overført til den neste perioden.

På skjermbildet nedenfor kan du se at det er angitt en kompensasjon i form av avspasering i uke 28. Det vil si at hvis medarbeideren din for eksempel har opptjente timer, kan du legge til en kompensasjon for vedkommendes balanse som vil bli trukket fra. Kompensasjoner kan ha både positive og negative verdier, og det er opp til deg hva de skal hete, så det trenger ikke nødvendigvis å være avspasering. Du kan tilpasse dem helt ut i fra hvilke behov dere har.

Vanlige spørsmål

Det er et par spørsmål som det nok vil være relevant for deg å vite svarene på i forbindelse med hvordan balansene regnes ut, så de skal vi gå gjennom nedenfor.

«Jeg har valgt at medarbeiderens norm regnes ut for en månedlig periode. Hva skjer hvis jeg oppretter et tidsskjema for halvannen måned?»

Hvis du har valgt at medarbeiderens balanse skal regnes ut på månedsbasis, vil alle månedene du har inkludert i tidsskjemaet regnes med i utregningen av balansen.

Det vil si at hvis du f.eks. lager et tidsskjema som går fra 16. august til 30. september, vil både hele august og hele september være inkludert i medarbeiderens timebalanse.

Hvis du på samme måte lager et tidsskjema fra 16. august til 15. oktober, vil hele august, september og oktober være inkludert i utregningen, så uansett hvor langt tidsskjema du lager, vil timebalansen inkludere alle månedene i deres fulle lengde.

«Jeg har valgt at medarbeiderens norm regnes ut for en ukentlig periode. Hva skjer hvis jeg lager et tidsskjema for halvannen uke?»

I dette tilfellet vil svaret være det samme som ovenfor. Samtlige av ukene som inngår i tiddskjemaet ditt inkluderes i sine fulle lengder i utregningen av timebalansen.

Dette betyr at dersom du f.eks. lager et tidsskjema som starter torsdag i uke 34 og avsluttes søndag i uke 35, vil hele uke 34 og 35 inkluderes i utregningen av timebalansen.

«Innstillingen for en av medarbeiderne mine er ‘Gjennomførte timer minus normen’. Hva skjer hvis jeg lager et skjema for timer som enda ikke er gjennomførte?»

Hvis du har valgt at medarbeidernes timebalanse skal regnes ut basert på oppmøtetid, vil balansen som regel være basert på medarbeiderens gjennomførte timer. Dog er det selvfølgelig ikke mulig for medarbeideren å ha gjennomført vakter i frem i tid, så hvis du lager et skjema som inkluderer timer som ikke er gjennomførte, vil det i stedet være de planlagte timene som inkluderes i timebalansen for disse vaktene.

Dette betyr at hvis du f.eks. lager et skjema den 31. august for perioden 1.august–30. september, vil det for august måned være de gjennomførte timene som balansen baseres på, mens det for september måned vil være de planlagte timene balansen regnes ut fra.

«Kan jeg legge til medarbeidernes nåværende balanser i Smartplan?»

Ja, det kan du. Hvis du allerede har et balanseregnskap, kan du enkelt legge til medarbeiderens nåværende balanser som en kompensasjon for hver enkelt medarbeider når dere begynner å bruke timebalanser i Smartplan. På den måten slipper dere å starte forfra.

«Kan vi bruke Smartplans timebalanser for vakter som allerede er gjennomført?»

Ja. Balansen baseres på startdatoen dere angir for medarbeiderens første norm. Hvis dere ønsker at Smartplan skal regne ut timebalansen fra starten av i år, legger dere bare til en norm for medarbeideren, som starter 1. januar 2021.

Denne nye funksjonen er tilgjengelig for alle kundene våre, og det er derfor ikke nødvendig å ha en konto med Smartplan Plus. Ikke nøl med å kontakte oss dersom du har noen spørsmål vedrørende funksjonen. Du kan skrive til oss i chatten eller sende en e-post til support@trysmartplan.com.