Dette får du med Smartplan Plus

11.11.2020

Smartplan Plus er et tillegg til grunnabonnementet. Smartplan inkluderer alt du trenger for å sette opp vaktplanen på nettet: brukervennlig vaktplanlegging, vaktbytte, kommunikasjon og tidsregistrering. Smartplan Plus er egnet for kunder som ønsker mer presis tidsregistrering, kjappere lønnskjøring og mer hjelp under selve planleggingen.

Nedenfor kan du lese mer om ekstrafunksjonene samt klikke deg videre til hver enkelt funksjon:

1. Les mer om stemplingsuret vårt.

2. Se hvordan du automatisk oppretter en vaktplan med Smartplan Assistent.

3. Les hvordan du oppnår presis tidsregistrering og eksport til lønnssystemet.

Stemplingsur

Med tilgang til stemplingsuret kan medarbeidere stemple inn og ut av vakter med kun et par klikk. Med stemplingsuret slipper du å bruke papir, blyant og timelister. Alt kjøres elektronisk, og vedkommende som er ansvarlig for lønn slipper lange lister med timeregistreringer. I tillegg kan medarbeiderne være trygge på at timene blir korrekt registrert.

Eksempel på bruk av stemplingsuret:

Jessica møter opp til en planlagt vakt. Arbeidsplassen hennes har et nettbrett eller en iPad der hun logger seg på med en personlig firesifret kode.

Når vakten til Camilla er ferdig, gjør hun nøyaktig det samme som da hun stemplet inn – hun oppgir den firesifrede koden.

Det var det. Lett, ikke sant?

Bruk stemplingsuret via Smartplan-appen

Stemplingsuret kan også brukes fra medarbeiderens egen smarttelefon, og dette fungerer på nøyaktig samme måte som på et nettbrett eller en iPad.

Når en medarbeider møter opp til en planlagt vakt, er det bare for vedkommende å åpne appen og stemple inn. Medarbeideren stempler også ut på telefonen via appen når vakten er ferdig.

I innstillingene kan administratorene velge hvilke områder medarbeiderne kan stemple inn og ut fra. Det er f.eks. mulig å velge adressen til arbeidsplassen, noe som innebærer at medarbeiderne kun kan stemple inn og ut når de er fysisk tilstede på arbeidsplassen. Smartplan bruker GPS til å sjekke om telefonen det stemples inn og ut fra befinner seg innenfor området som er angitt i innstillingene.

✅ Tips: Hvis arbeidsplassen er en kjede med flere arbeidsplasser, kan du enkelt legge til flere plasseringer som medarbeiderne kan stemple inn og ut fra.

Smartplan Assistent

Har du noen gang ønsket deg en personlig assistent? Det kan du få nå. Smartplan Assistent holder øye med vaktplanleggingen, slik at du slipper å måtte huske på alt selv. Den kan også foreslå bemanning for deg hvis du ønsker det.

Du kan få forslag til bemanning basert på:

1. Ønsker fra medarbeidere

2. Godkjent fravær

3. Regler du har angitt

Eksempel på hvordan du angir regler:

Du kan få systemet til å holde øye med dette og mer – bare se her

Du bestemmer selv hvilke regler som skal gjelde for medarbeiderne dine samt hvilke timer som gjelder for akkurat din vaktplan.

✅ Tips: Du kan redigere timeantallet til høyre ved å klikke på tallet du vil endre.

Generelle og individuelle regler

Du kan lage generelle regler som gjelder alle medarbeiderne, og du kan lage regler som kun gjelder for én enkelt medarbeider. Det kan f.eks. være at Camilla er deltidsansatt og derfor ikke kan jobbe mer enn 15 timer i uken. Camilla kan heller ikke jobber på mandager fordi hun har skole hele dagen. Hvis du angir disse reglene, sørger Assistent for at Camilla ikke tildeles mer enn 15 timer i uken samt at hun ikke tildeles vakter på mandager. Hvis disse reglene brytes, gir Assistent deg beskjed, slik at du kan fikse det.

Overføring til lønnssystem

Smartplan Plus samler alle lønnstimene på ett sted. Med kun et par klikk kan du overføre medarbeidernes timer til lønnsystemet du bruker og dermed kjøre bedriftens lønn med data fra Smartplan. På denne måten slipper du å håndtere en rekke forskjellige Excel-filer og dokumenter, og du får mulighet til å gjøre alt via Smartplan.

Lønnstillegg samt hvordan det settes opp

Du kan selv definere hvilke tillegg arbeidsplassen tilbyr. Du kan redigere tillegg i innstillingene. Det kan f.eks. være aktuelt å ha tillegg i helger samt på søndager, kvelder eller helligdager.

Som du ser på bildet, bestemmer du selv hvilke dager og tidsrom disse tilleggene skal gjelde for. Når medarbeiderne har vakter i løpet av disse dagene og tidsrommene, får de et tillegg som automatisk registreres i Smartplan og overføres når du kjører lønn.

Det er også mulig å velge om tillegg skal gjelde alle medarbeiderne, eller bare noen få. Kanskje du har behov for et tillegg med navnet «Lønn for de over 18» som kun skal gis til ansatte over 18 år.

Du kan kontrollere alt dette og en rekke andre ting ved å trykke på «Legg til lønnstillegg».

Vil du ha mer informasjon om Smartplan Plus? Ta kontakt med oss! Vi gir deg gjerne mer informasjon om denne pakken. Vi er stolte av å kunne tilby kundene våre en slik løsning, og vi er sikre på at den også vil bidra til å gjøre vaktplanleggingen mye lettere og morsommere for deg.