Oppdatering: Nye alternativer for fraværshåndtering i Smartplan

25.11.2020

Nå har vi ferdigstilt en av de største oppdateringene for Smartplan. Vi har endret måten du kan håndtere fraværet til medarbeiderne på, og denne endringen gjelder for oppretting, redigering og sletting av fravær i Smartplan.

Mange av kundene våre har etterspurt muligheten til å velge hvorvidt vakter skal utløse timer eller ikke i det øyeblikket de opprettes. Derfor er vi nå glade over å kunne meddele at dette er et av de alternativene som er gjort tilgjengelig i forbindelse med fraværshåndtering, og vi skal nå gå gjennom alle alternativene som er tilgjengelige for deg når du skal håndtere fravær i Smartplan.

Opprett nytt fravær

Hvis du oppretter fravær i en periode der medarbeideren allerede har gjennomført vakter, har du de samme alternativene for vakter som tidligere. Det betyr at du kan velge mellom to alternativer for de gjennomførte vaktene:

1. Vakten gir 0 timer

2. Vakten gir vanlige timer

De nye endringene vil du se i forbindelse med kommende vakter i den perioden du legger til fravær for. Her har du nå følgende alternativer:

1. Gjør ingenting. Vakten gir vanlige timer (og legg evt. til en ledig vakt til en avløser)

2. Vakten gir 0 timer (og legg evt. til en ledig vakt til en avløser)

3. Angi vakten som ledig

4. Slett vakten

Hvis du vil at den samme innstillingen skal gjelde for vaktene til alle medarbeiderne, kan du enkelt gjøre dette ved å velge en innstilling under «Endre alle vakter til følgende». Her kan du f.eks. velge at alle de kommende vaktene til medarbeiderne skal gi 0 timer:

La oss si at mer eller mindre alle vaktene til medarbeiderne skal gi 0 timer, bortsett fra en dag der medarbeideren skal få vanlige timer for vakten. I et slikt tilfelle starter du med å velge at alle de kommende vaktene til medarbeideren skal gi 0 timer, og deretter blar du ned til den vakten medarbeideren skal ha timer for. Her kan du velge at den enkelte vakten skal utløse timer:

Vær oppmerksom på at dersom du i ettertid går opp og endrer innstillingene som gjelder for alle vaktene til medarbeideren, vil denne endringen også gjelde de to vaktene som du har manuelt angitt som noe annet. Samtlige av medarbeidernes vakter vil altså bli endret.

Rediger eksisterende fravær

Som alltid kan du kjapt og enkelt redigere fravær via fraværskalenderen i «Ferie og fravær». Her klikker du bare på fraværet du vil redigere, og du får da mulighet til å velge «Rediger fravær».

Når du i fremtiden har behov for å redigere et eksisterende fravær, har du nøyaktige de samme alternativene som hvis du oppretter nytt fravær. Det vil si at du, hva gjelder gjennomførte vakter i perioden, kan velge:

1. Vakten gir 0 timer

2. Vakten gir vanlige timer

Og at du, hva gjelder kommende vakter, kan velge:

1. Gjør ingenting. Vakten gir vanlige timer (og legg evt. til en ledig vakt til en avløser)

2. Vakten gir 0 timer

3. Angi vakten som ledig

4. Slett vakten

Igjen har du også muligheten til å velge en innstilling som skal gjelde for samtlige av medarbeidernes vakter i perioden, og du har mulighet til å utføre spesifikke endringer for enkelte av medarbeidernes vakter.

Slett fravær

Når du skal slette fravær, har du de samme alternativene for både medarbeidernes gjennomførte vakter og kommende vakter i perioden fraværet strekker seg over. Her er alternativene dine:

1. Gjør ingenting. Vakten gir vanlige timer

2. Vakten gir 0 timer

Timebasert fravær

For ordens skyld ønsker vi å gjøre deg oppmerksom på at de oppdateringene vi har lansert i dag ikke innebærer endringer knyttet til alternativet for å legge til timebasert fravær i Smartplan. Dette er selvfølgelig fortsatt mulig. Hvis du bare legger til fravær for én enkelt dag, har du fortsatt mulighet til å velge at fraværet kun skal gjelde i et bestemt tidsrom på dagen.

Vi har også tidligere delt et blogginnlegg om tidsbasert fravær som du kanskje kan ha glede av å lese.

Vi håper du liker de nye alternativene for fraværshåndtering i Smartplan. Ikke nøl med å skrive til oss på support@trysmartplan.com dersom du har spørsmål – kundestøtten vår hjelper deg gjerne.