Skap på en mer effektiv måte og reduser risikoen for feil ved hjelp av superbrukere og steder

Så er tiden kommet for det tredje blogginnlegget i serien vår om den nyeste oppdateringen i Smartplan. Frem til nå har vi gitt deg en introduksjon til oppdateringen, og vi har sett på hvordan du på ulike måter kan få mer kontroll over arbeidsfordelingen på kontoen, samt få en bedre oversikt ved hjelp av oppdateringen. I dag skal vi fokusere på hvordan du skaper mer effektivitet i den daglige bruken av Smartplan, og dermed reduserer risikoen for feil i vaktplaner, lønnskjøringer m.m.

Kjapp og presis håndtering av informasjon

Når det kommer til å administrere vaktplaner og håndtere fravær, er det avgjørende å ha et system som bidrar til at man kan gjennomføre disse oppgavene både kjapt og effektivt. Tiden skal brukes på ting som skaper verdi for kundene, medarbeiderne og bedriften. Derfor er vi også glade for å kunne fortelle deg at du og medarbeiderne dine nå kan spare enda mer tid på disse oppgavene.

Når dere fremover skal lage vaktplaner, vil dere oppleve at det kun er medarbeiderne som er relevante for det spesifikke stedet som vises i listene når vakter skal bemannes, eller når dere vil ha en oversikt over hvordan timene er fordelt på medarbeiderne i vaktplanen.

Det samme gjelder fraværshåndteringen. Superbrukere med rettigheter til å håndtere fravær vil fremover kun se medarbeiderne som er tilknyttet det stedet superbrukeren kan håndtere fravær for. Det betyr at dere på begge steder kun ser medarbeiderne og informasjonen som er relevante for dere. Det gir en kjappere og mer effektiv vaktplanleggning og fraværshåndtering, samtidig som det reduserer risikoen for at det blir gjort feil, f.eks. at en vakt eller fravær tildeles feil medarbeider.

Hvis dere velger at medarbeidere ikke skal ha tilgang til å se data fra steder de ikke er knyttet til, vil dere også oppleve mindre risiko for feil hva gjelder meldinger og kommunikasjon. I så fall vil både du og medarbeiderne kun kunne sende meldinger til ett sted om gangen. Meldingene deles ikke på tvers av stedene. Det hindrer utilsiktet informasjonsutveksling og sikrer at kommunikasjonen forblir målrettet og relevant.

Sett opp en effektiv og tydelig arbeidsfordeling

Den nye muligheten for å gjøre bestemte medarbeidere til superbrukere kan bidra til å skape mer effektivitet på kontoen. Du eller administratorene på kontoen velger nøyaktig hvilke rettigheter og funksjoner som er relevante for arbeidsoppgavene deres.

Ved å lage en klar oppdeling i hvem som har hvilke rettigheter på kontoen, reduserer du risikoen for at det blir gjort feil i vaktplaner, lønn, fravær eller lignende. Hvis færre personer har tilgang til hver funksjon, er det færre mennesker som kan gjøre feil. Samtidig sikrer du at superbrukerne dine ikke blir forstyrret av områder i systemet som de allikevel ikke skal ha noe med å gjøre. Det gjør at de i stedet kan arbeide enda mer effektivt med akkurat deres ansvarsområde.

Ingen irrelevante varsler

Til slutt ønsker vi å minske forstyrrelser i løpet av arbeidsdagen. Både administratorer og medarbeidere vil kun motta varsler vedrørende steder de er knyttet til. På denne måten blir ingen blir forstyrret av irrelevante meldinger og varsler. Både du og medarbeiderne kan derfor nøyes med å fokusere på de tingene som faktisk er relevante for dere.

Hvis du vil lære mer om hvordan du kommer i gang med de nye funksjonene, kan du med fordel ta en titt i disse to danske artiklene fra veiledningen vår:

Superbruker-rettigheter i Smartplan
Slik knytter du medarbeidere til steder

Vi håper at du vil oppleve at både din egen og medarbeidernes bruk av Smartplan fremover blir enda mer effektiv. Hvis du har spørsmål, er du selvfølgelig velkommen til å kontakte oss på support@trysmartplan.com eller via Hjelp-knappen i systemet.