Juster synligheten på Smartplan-kontoen og sikre overholdelse av GDPR og interne retningslinjer

Tiden har kommet for vårt fjerde og siste blogginnlegg i serien om den nyeste oppdateringen vår. Denne gangen fokuserer vi på synligheten på kontoen din. I en tid der datasikkerhet og fortrolighet er i høysetet, er det avgjørende for enhver bedrift å ha full kontroll over hvem som har tilgang til hvilke opplysninger. Med den nyeste oppdateringen vår er det nå enda lettere å styre synligheten på kontoen, slik at du kan være sikker på at dere overholder både GDPR og interne retningslinjer i bedriften.

Lønnsdata – kun synlig for de rette øynene

Det er ingen hemmelighet at lønnsdata er blant de mest sensitive opplysningene i enhver bedrift. Derfor er det nå mulig å velge hvilke medarbeidere som skal ha tilgang til disse opplysningene. Tidligere har alle administratorer hatt tilgang til å se lønnsdata i «Timer og lønn». Ved å endre disse medarbeidernes roller på kontoen og i stedet gjøre dem til superbrukere, kan du styre om de skal ha tilgang til disse opplysningene.

Det vil si at dersom en superbruker ikke skal kunne se lønnsdata, kan du sørge for at de ikke får denne rettigheten. En superbruker kan godt ha tilgang til å kunne se og håndtere medarbeiderne oppmøtetidspunkter i «Timer og lønn» uten å kunne se lønnsdata. Det gir deg ekstra sikkerhet og sørger for at kun de rette øynene ser disse opplysningene.

Som bildet ovenfor viser, gjelder det samme også vaktplaner, fravær, vaktbytter og håndtering av medarbeidere. Du velger nøyaktig hvilke medarbeidere som skal ha hvilke rettigheter på kontoen. Det skaper en mer strukturert arbeidsprosess der du slipper å være i tvil om hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver.

Fjern tilgangen til data om andre steder

En annen viktig del av den nye oppdateringen, er muligheten til å begrense tilgangen til data for andre avdelinger eller steder på kontoen. Hvis du merker av for denne boksen, vil medarbeiderne kun se vaktplaner, fravær, meldinger o.l. fra steder de selv er tilknyttet.

Det kan gi deg og bedriften din to fordeler. For det første kan det bidra til å redusere konflikter mellom medarbeidere. Når vaktplaner og vakter kun er synlige for dem de er relevante for, er det mindre plass til frustrasjon omkring hvordan vakter fordeles.

For det andre kan det redusere mengden spørsmål og henvendelser du og administratorene får. Medarbeiderne vil ikke lengre undre seg over hvorfor en kollega på et annet sted alltid har den samme vakten og lignende, og dere vil derfor ikke lenger få slike spørsmål. Det sparer tid og skaper klarhet i hele bedriften.

Hvis du vil lære mer om hvordan du kommer i gang med å bruke de nye funksjonene, kan du med fordel ta en titt på disse to danske artiklene i veiledningen vår:

• Superbruker-rettigheter i Smartplan
• Slik knytter du medarbeidere til steder

Du kan også ta en titt på de forrige blogginnleggene i denne serien. Kanskje de kan gi deg inspirasjon til hvordan du kan ta i bruk oppdateringen på best mulig måte.

• Introduksjon
• Få kontroll og bedre oversikt
• Skap mer effektivitet og reduser risikoen for feil

Ikke nøl med å kontakte oss hvis du har spørsmål. Du kan skrive til oss på support@trysmartplan.com eller via Hjelp-knappen i systemet.